Det perfekte møde

Hvordan gik mødet? Det er måske et af de mest almindelige spørgsmål på jobbet. Jagten på det vellykkede møde fylder meget i vores sociale og samarbejdsbaserede samfund. Vi har allieret os med møderådgiveren Lisa Lipinska, der kommer med sine tip til, hvordan du afholder et vellykket møde.

Kontakt os

Ugyldigt antal personer
Detaljer
Navn på kontaktperson er obligatorisk
E-mail er obligatorisk Ugyldig e-mailadresse
Telefonnummer er obligatorisk Ugyldigt telefonnummer
Ugyldigt format

Mødeguide: Afhold det ultimative møde

Mere end 9 ud af 10 ledere mener, at møder spiller en vigtig rolle for organisationens fremdrift og udvikling. Samtidig er mere end halvdelen af mødetiden ineffektiv. Når man tænker på, hvor meget tid, og hvor mange penge der investeres, bør konklusionen være, at vi har brug for møder, men at vi kan tjene på at bruge tiden smartere.

Hvad er et vellykket møde?

- Et vellykket møde er et velforberedt møde

Hvordan gik mødet? Det spørgsmål er måske et af de mest almindelige og oftest stillede spørgsmål på jobbet. Men hvordan ved man, om et møde var godt og vellykket? Lisa Lipinska er møderådgiver hos Scandic Triangeln i Malmø, og hun har en tydelig målestok. 

- Du skal have mere energi efter mødet end før. Det skal være sjovt at mødes, siger hun.

Og Lisa ved, hvad hun taler om. Hun har nemlig i mange år afholdt møder både i Sverige og internationalt og arbejdet længe inden for flere segmenter i hotelbranchen. Hun endte med at fokusere på møder, da hun følte, at der er plads til masser af udvikling inden for dette område. I dag arbejder Lisa passioneret med at hjælpe virksomheder med at opnå bedre resultater ved at optimere deres møder.

– Møder handler om mennesker og større perspektiv. Det er spændende at arbejde med mødet som strategisk værktøj og se på, hvordan man kan påvirke en virksomheds resultater ved at arbejde med deres møder. Vi starter i det små, og jo mere vi arbejder med møderne, desto bedre bliver de, siger hun.

Invester tid i din planlægning og forberedelser

Lisa arbejder hos Scandic Triangeln i Malmø, som bl. a. tilbyder personlig møderådgivning. Lisa mener, at et godt møde starter med at investere tid i forberedelserne og have konkrete faktorer at gå ud fra, f.eks. hvorfor man skal mødes, hvad mødet skal handle om, og hvem der skal deltage. Derfra handler det om at skabe forudsætninger ud fra disse faktorer.

– Alle deltagere skal vide, hvorfor de skal med til mødet, hvilke forventninger der er til dem som individer, og hvad forventningerne til gruppen er. Når man har arbejdet lidt med sine møder, vil man se, at den tid, man investerer i planlægning og forberedelse, giver resultater. 

- Dårlige møder er et kæmpe problem, siger Lisa.

Hun brænder for emnet og motiveres af at se, de resultater virksomhederne kan nå ved at udvikle deres møder. Og der findes et svar på spørgsmålet om, hvad et vellykket møde er: "Et vellykket møde er et effektivt møde, hvor mennesker har det godt, og hvor man når sine mål." For at nå dertil kræver det hele pakken – fra at man investerer tid i forberedelserne til, at man skal være tydelig i forhold til forudsætningerne. Så bliver det også sjovt at mødes, siger Lisa.

Gode råd før mødet

Et godt møde starter inden mødeindkaldelsen udsendes. For at optimere både effektiviteten og kreativiteten for alle involverede parter skal du stille dig selv disse fire spørgsmål, inden du indkalder til mødet.

  1. Hvorfor?
    Når man indkalder til et møde, beder man samtidig om lov til at bruge andres tid og energi. Start med at spørge dig selv, hvorfor der er behov for mødet. Definer et tydeligt formål med mødet, og hvilke mål I skal nå.

  2. Hvem?
    Tænk over, hvem der skal med til mødet, for at nå målet. Nogle gange er der behov for færre deltagere, end man tror, for f.eks. at få forskellige indgangsvinkler. Overvej personernes roller, inden du indbyder dem. Måske har I også brug for en ekstern gæst, der kan bidrage med inspiration til alle?

  3. Hvad?
    Lav en dagsorden, så deltagerne ved, hvad der skal ske/drøftes på mødet. Hvis deltagerne forventes at bidrage med forberedende arbejde til nogle af punkterne, er det også en god idé at tilføje det her.

  4. Hvor?
    Hvad er det optimale miljø for netop dette møde? Skal I mødes i konferencelokalet på kontoret, ude i byen, eller er det bedre med en oplevelse tættere på naturen? Hvis det er et vigtigt eller stort møde, er det en god idé at besøge stedet i forvejen, så du ved, præcis hvordan det føles, og har styr på detaljerne, herunder udstyr, og hvilken mad der vil blive serveret.

Mødeindkaldelsen

I mødeindkaldelsen skal du tydeligt formidle svaret på de spørgsmål, du har stillet dig selv ovenfor. Du behøver naturligvis ikke at fortælle alt – især ikke, hvis du gerne vil overraske dine gæster. Tommelfingerreglen for, hvad der skal være med i mødeindkaldelsen, er:

  • Tid
  • Deltagere
  • Sted
  • Transport
  • Formål


Scandics nye taste break.

Øvelse: Hvad har vi til fælles?

Hvorfor: Denne øvelse er en god måde at lære hinanden hurtigt at kende på og få gang i snakken.

Tidsforbrug: 10-15 min.

Hvordan: Start med at opdele jer i grupper på ca. 5 personer (afhængigt af, hvor mange I er). I løbet af de næste fem minutter skal gruppen blive enige om en så overraskende fællesnævner som muligt. Det kan være, at alle har boet i Paris, løbet en maraton i USA eller har en bestemt favoritkarakter i en tv-serie. Efter fem minutter stopper I samtalen og lader alle grupper fortælle om deres mest særprægede fællesnævner. Er der en vindergruppe?

Udfordring: Hvis I vil udvikle øvelsen, skal alle grupper også finde en unik ting ved hver person. Dvs. noget, som personen er alene om at kunne i netop denne gruppe.