Sådan arrangerer du et netværksarrangement
Før du går i gang med at planlægge dit netværksarrangement, er der ting, du bør overveje. Vi har samlet en række tip og gode råd, du kan følge, hvis du skal arrangere et netværksarrangement.
Hvornår passer det at afholde et netværksarrangement?
Netværksarrangementer er gode i mange tilfælde, f.eks.:
- i forbindelse med en produktlancering
- en nyopstart
- når man vil annoncere noget stort
- når man vil fejre noget særligt
- når man vil belønne personalet
- når man vil afholde en reception
- når du vil samle mennesker til videndeling
Tips og tricks til det gode netværksarrangement!
Det er altid godt med en tjekliste, hvor alt kan hakkes af, i takt med, at du planlægger dit netværksarrangement
- Hvor begynder man?
En god start kan være at identificere, hvorfor netværksarrangementet skal afholdes. Hav et formål og et mål. Hvis formålet er at lære nye forretningskontakter at kende, er målet sandsynligvis at gøre gode forretninger. Derefter bør man undersøge, hvilket budget der er til rådighed. Det sætter i mange tilfælde rammerne for, hvad der er muligt. F. eks. om arrangementet skal afholdes på kontoret eller i et lejet lokale. Det kan også være godt at have et tema, en rød tråd, der løber gennem hele arrangementet. 
Hvor vigtig er maden?
Hvis der skal være mad, skal den være enkel at holde i hånden - altså ingen store tallerkner. Derudover er logistikken vigtig. Flere små buffeter er bedre end én stor. Buffeten må gerne være med færdige små tallerkner, så deltagerne bare kan tage. Der må heller ikke være for lidt mad. Hellere lidt billigere mad end for lidt.- Hvilke drikkevarer skal man vælge?
Det er altid en god idé at have forskellige drikkevarer at vælge imllem, f.eks. vin, øl, vand og andre alkoholfri drikkevarer. Lige som med maden, er det også vigtigt, at der er nok til alle. Drikkevarerne kan sætte standarden for hele netværksarrangementet: Hvis der f.eks. serveres cava, signalerer det, at arrangementet er lidt mere stiligt. Derudover skal du huske, at mange ikke drikker alkohol, så det er en god idé med lækre, alkoholfri alternativer. - Skal man have musik?
Hvis budgettet tillader det, er det hyggeligt med underholding. Husk dog, at lydniveauet skal være rigtigt. Det må ikke forstyrre selve arrangementet. Lige som med drikkevarerne afspejler valget af musik også selve niveauet for arrangementet. Et netværksarrangement må ikke være dødstille. Hvis der ikke er mulighed for levende musik, er en velgennemtænkt playliste også helt fin. - Hvor mange skal man invitere til et netværksarrangement?
20 personer er det mindste antal gæster til et netværksarrangement. De skal kunne interagere med hinanden i mindst 1 time, uden at det føles langtrukkent. Det ideelle antal til denne type af arrangementer ligger på omkring 100 personer. Ofte er det virksomhedens størrelse, der styrer antallet af deltagere. - Hvad skal man tænke på, når man vælger lokale?
Først skal man beslutte om det skal være offentligt eller privat. Det afhænger delvist af formålet, men frem for alt af virksomheden. Føles det som om de måske er lidt stive og har brug for andre for at hygge sig, eller har de det sjovt sammen? Logistikken er vigtig – hvor skal lokalet ligge? Ligger det centralt, og er det let at komme dertil, så kommer der flere deltagere, men så er det samtidig også lettere at smutte hurtigt igen. Indgangen/ankomsten er vigtigt – der må ikke opstå køer, og vejen til en eventuel garderobe, mad og drikkevarer skal være tydelig. - Hvor lang tid bør et netværksarrangement vare?
Ca. 1-1,5 time - Hvilken rolle har man som vært?
Frem for alt skal man sørge for, at alle føler sig velkomne. Du skal også sørge for, at der er nok mad, og at glassene bliver fyldt op. Det er værtens ansvar, at at ankomsten fungerer og at det forhåndsbestemte sluttidspunkt overholdes. Og måske skal du også slutte af med en lille takketale. Arrangøren er også kontaktperson for alle leverandører. - Hvordan gør man det lettere for dem, der ikke er naturligt sociale?
En fordel ved netop netværksarrangementer er faktisk, at de, der er lidt introverte, har mulighed for at lære andre at kende på en måde, som kan være sværere ved f.eks. en siddende middag. En god idé er at fordele buffeterne, så maden skal hentes fra flere steder. Det giver naturlige mødesteder. Som vært kan du også bede enkelte personer om at mingle rundt og få alle til at føle sig involveret. - Hvordan får man folk til at komme?
En tommelfingerregel er at invitere dobbelt så mange som det ønskede antal. Hvis det er et stort arrangement, over 100 deltagere, bør antallet af invitationer endda tredobles. En mulighed er også, at man skriver i invitationen, at antallet af pladser er begrænset. Det kan øge lysten til at komme. - Hvor vigtig er invitationen?
Invitationen skal give følelsen "wow – det her vil jeg ikke gå glip af!". Hvis arrangementet er særligt vigtigt, kan du også personligt aflevere invitationen i stedet for at sende den ud. - Skal der være en dresscode?
Hovedsagen er, at det er tydeligt, hvad der gælder, og frem for alt, hvis der er en afvigende dresscode. Mange bliver nemlig nervøse for at møde op i det "forkerte" tøj. - Skal man tilmelde sig?
Absolut. Senest en uge før, bør det være klart, hvem der kommer, hvis det er muligt. - Er det godt med navneskilte til gæsterne?
Det er altid vigtigt at se, hvem der er vært, men det er ikke nødvendigt med navneskilte til gæsterne. En undtagelse er dog netværksarrangementer med højt fokus på samarbejde. Her er det en fordel for deltagerne, at de nemt kan se, hvilke deltagere, der er relevante for deres virksomhed. - Er opfølgning vigtig?
Ja, du bør som minimum sende en tak til deltagerne. En mulighed er også at anmode om feedback i form af en formular, hvor gæsterne kan svare på fem spørgsmål om arrangementet. Det er primært en god idé ved større arrangementer og bør i så fald ske ganske kort efter arrangementet.
