Persondatapolitik

Vedtaget 2016-04-04

Scandic Hotels AB (selskabsnr. 556299-1009), et svensk selskab med begrænset hæftelse med hjemstedsadresse på Sveavägen 167, 102 33 Stockholm, Sverige, samt andre Scandic-selskaber, behandler Personoplysninger for de brugere, kunder og Scandic Friends-medlemmer, der benytter vores ydelser ("Ydelserne"). Vi værner om dine personoplysninger og følger den til enhver tid gældende lovgivning for at beskytte dig som privatperson. Scandic Hotels AB, selskaber i Scandic-koncernen og HTL-koncernen, partnerhoteller og franchisehoteller benævnes herefter samlet "Scandic".

Scandic Hotels AB fungerer som dataansvarlig for personoplysninger i relation til Ydelserne, men andre Scandic-selskaber kan optræde som databehandlere eller meddatabehandlere for visse Personoplysninger, f.eks. i forbindelse med hotelreservationer. "Personoplysninger" betyder enhver information, der direkte eller indirekte kan forbindes med en levende person.

Det er vores mål at opretholde et højt niveau for beskyttelse af personoplysninger. Scandic anvender primært Personoplysningerne til at administrere, udbyde, udvikle og opretholde Ydelserne, behandle reservationer, optimere brugeroplevelsen i relation til Ydelserne og individualisere vores kommunikation med dig. Læs venligst denne Persondatapolitik nøje, så du får en forståelse for, hvordan og til hvilke formål vi behandler dine Personoplysninger. Når du afgiver Personoplysninger til os og accepterer de gældende vilkår og betingelser, giver du dit samtykke til, at dine Personoplysninger kan behandles i henhold til de bestemmelser, der fremgår af de særskilte vilkår og betingelser for de enkelte Ydelser og denne Persondatapolitik. Hvis et yderligere samtykke er påkrævet i henhold til lovgivningen, vil vi naturligvis anmode dig herom.

Denne Persondatapolitik samt Scandic Friends Membership Terms and Conditions, Scandics Bookingvilkår, Vilkår og Betingelser for Websitet, Scandics Cookiepolitik og andre af Scandics særskilte til enhver tid gældende vilkår og betingelser vedrørende behandling af Personoplysninger benævnes samlet "Persondatavilkårene". Persondatavilkårene beskriver grundlaget for den måde, hvorpå vi behandler de Personoplysninger, vi modtager fra dig, når du anvender Ydelserne, eller som vi indsamler om dig. For visse af vores Ydelser gælder særskilte vilkår og betingelser for behandling af Personoplysninger, som du godkender, når du benytter den enkelte Ydelse.

Ændringer af Persondatapolitikken meddeles ved offentliggørelse af nye vilkår og betingelser på Scandics websites. Vi anbefaler derfor, at du jævnligt gennemlæser disse.

Hvis du tilføjer Personoplysninger om andre personer, er det dit ansvar at sikre, at Scandic kan behandle Personoplysningerne i henhold til de gældende Persondatavilkår.

1. Indsamling og behandling af Personoplysninger

Scandic indsamler og behandler dine Personoplysninger i den udstrækning, det er tilladt ved lov. Indsamling og behandling kan finde sted, når du anvender Ydelserne, f.eks. foretager en reservation eller under og efter dit ophold. Vi anvender forskellige metoder til indsamling af Personoplysninger, f.eks. cookies, web beacons, kundeundersøgelser og medlemsydelser. I visse tilfælde indsamler og importerer Scandic Personoplysninger fra databaser hos og udenfor Scandic (f.eks. Facebook og Google). Vi modtager løbende Personoplysninger om dig fra selskaber i Scandic-koncernen, samarbejdspartnere og anden information, som kan blive tilføjet til din profil (hvis der er oprettet en profil).

Det er vigtigt for Scandic, at dine Personoplysninger altid er opdaterede og fuldstændige, og derfor kan vi importere Personoplysninger om dig fra eksterne kilder, f.eks. offentlige registre.

I tilfælde hvor det er et lovkrav, at der indhentes samtykke til behandling af særlige typer af Personoplysninger eller til en bestemt behandling heraf, indhentes samtykke fra dig, inden oplysningerne behandles.

2. Information fra og om dig, som vi indsamler og behandler

Vi indsamler udelukkende Personoplysninger, som er relevante for det formål, der er beskrevet i de særskilte vilkår og betingelser for den enkelte Ydelse og nærværende Persondatapolitik. De indsamlede oplysninger omfatter f.eks. information om navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP-adresse, information der er nødvendig for at bruge Ydelsen (f.eks. login), sprog, brugerhistorik, medlemsskabsoplysninger, information om rejsefæller, reservationspræferencer, betalinger, stilling, kontaktperson i nødsituationer, særlige fødevarepræferencer, handicapadgang samt anden information, du har oplyst i forbindelse med brug af Ydelserne. Eksempler på Personoplysninger indsamlet fra selskaber udenfor Scandic-koncernen kan omfatte opdaterede adresseoplysninger og demografiske oplysninger.

3. Formålet med at behandle dine Personoplysninger

Scandic indsamler Personoplysninger til forskellige formål. Den Ydelse, du anvender, er afgørende for, hvilke Personoplysninger vi indsamler, og hvorledes disse indsamles. Information indsamlet fra et Scandic Friends-medlem eller en kunde anvendes til at skabe en individuel profil, som gør det muligt for Scandic at opfylde de kontraktmæssige forpligtelser og også at tilbyde mere fleksible og individualiserede oplevelser. Information vedrørende en uidentificeret person anvendes til at oprette en pseudoprofil, blandt andet på grundlag af cookies, og kan, hvis vedkommende på et senere tidspunkt identificerer sig, f.eks. ved at gennemføre en reservation eller blive Scandic Friends-medlem, blive forbundet til den oprettede profil.

Scandic anvender Personoplysninger til at:

  1. administrere, udbyde, udvikle og opretholde Ydelserne,
  2. behandle dine reservationer og ordrer på Ydelserne,
  3. kontakte dig, f.eks. pr. SMS, anden mobilapplikation eller e-mail, eller underrette dig om reservationsstatus eller andet i forbindelse med din reservation før, under og efter opholdet,
  4. diagnosticere fejl, optimere teknologi og kontakte dig i tilfælde af, at der opstår problemer med en reservation eller udførelse af Ydelserne,
  5. analysere og forbedre kvaliteten og oplevelsen af Ydelserne, og f.eks. sikre at din brugerkonto ikke anvendes af andre,
  6. individualisere vores kommunikation med dig vedrørende Ydelserne, f.eks. ved at oprette en profil til dig og sende dig tilbud, som svarer til din profil som bruger af vores Ydelser,
  7. analysere statistikker og brugeradfærd i forhold til vores Ydelser,
  8. forbedre dine fordele og oplevelse af vores Ydelser på en måde, som vi mener, du vil værdsætte, eller
  9. fremme ydelser og produkter, direkte eller indirekte, herunder adfærdsmarketing.

Du er altid berettiget til uden vederlag at anmode Scandic om ikke at anvende dine Personoplysninger til marketingformål eller tilbagekalde dit samtykke hertil. Du kan udøve denne ret ved henvendelse til Scandic på den i pkt. 10 anførte adresse.

4. Opbevaring og overførsel af dine Personoplysninger

Scandic gemmer Personoplysninger i overensstemmelse med denne Persondatapolitik og gældende lovgivning. Personoplysninger kan overføres mellem Scandic-enheder med henblik på behandling til de i Persondatavilkårene anførte formål. Scandic bruger underleverandører, f.eks. til IT-løsninger, og Personoplysninger kan overføres til sådanne underleverandører. Vores underleverandører behandler dine Personoplysninger på vegne af Scandic og altid i henhold til vores anvisninger, og først efter der er indgået databehandlingsaftale i henhold til gældende lovgivning, således at vi sikrer et højt niveau for beskyttelse af dine Personoplysninger.

Scandic kan videregive Personoplysninger til tredjeparter, f.eks. politiet eller anden offentlig myndighed, såfremt dette sker i forbindelse med efterforskning af en forbrydelse, eller hvis Scandic på anden vis er forpligtet til at videregive sådanne oplysninger i henhold til lovgivningen eller efter afgørelse fra en offentlig myndighed.

Generelt overfører Scandic ikke Personoplysninger til lande udenfor EU og EØS, men hvis vi f.eks. har en underleverandør med hjemstedsadresse udenfor EU og EØS, eller hvis det er nødvendigt for os med henblik på at opfylde en kontraktretlig forpligtelse overfor dig, kan overførsel af Personoplysninger til et land udenfor EU og EØS finde sted, også selvom beskyttelsesniveauet for Personoplysninger i det pågældende land ikke er tilstrækkeligt ifølge Europa-Kommissionen. Scandic indgår aftaler om databehandling med disse underleverandører i overensstemmelse med EU/EØS-reglerne for at sikre dine Personoplysninger et højt beskyttelsesniveau i sådanne situationer. Aftalerne om databehandling regulerer underleverandørernes behandling af Personoplysninger og overførsel af Personoplysninger, hvis relevant, i henhold til de gældende EU/EØS-regler om databeskyttelse. Vilkårene og betingelserne i disse aftaler opfylder Europa-Kommissionens og den gældende databeskyttelseslovgivnings krav.

5. Beskyttelse og sletning af Personoplysninger

Scandic har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med henblik på at beskytte dine oplysninger mod f.eks. tab, manipulering eller uvedkommende adgang. Vi tilpasser vores sikkerhedsforanstaltninger, så de opfylder den løbende teknologiske udvikling.

Scandic sletter Personoplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning. Det betyder f.eks., at Scandic sletter eller anonymiserer Personoplysninger, når der ikke længere er et formål med at behandle de pågældende Personoplysninger. Vores formål med at behandle dine Personoplysninger er beskrevet i pkt. 3 ovenfor samt i Persondatavilkårene.

6. Andre applikationer/websites

Ydelserne kan indeholde links til andre applikationer og/eller websites, der ikke er under Scandics kontrol. Denne Persondatapolitik gælder udelukkende for din brug af Ydelserne. Scandic er ikke ansvarlig for indhold på applikationer og websites, til hvilke der linkes, eller for den behandling af Personoplysninger, der kan finde sted af ejeren eller operatøren af websites, til hvilke der linkes.

7. Ændring, sletning og gennemgang af dine Personoplysninger

Scandic Hotels AB sikrer, at andre Scandic-selskaber modtager klare retningslinjer vedrørende behandlingen af Personoplysninger, og definerer formålet med Scandics anvendelse af Personoplysninger. Hvis der sker ændringer i dine Personoplysninger, beder vi dig venligst sende en besked til Scandic herom til den i pkt. 10 anførte adresse. Scandic er ikke ansvarlig for problemer, der måtte opstå, fordi data er forældede eller unøjagtige, hvis du ikke har underrettet os om sådanne ændringer.

Scandic vil på din anmodning, eller såfremt Scandic bliver opmærksom herpå, ændre eller slette ukorrekte eller ufuldstændige oplysninger. Du er også berettiget til uden vederlag at modtage en udskrift af de Personoplysninger om dig, som vi behandler. Anmodninger om sådanne udskrifter skal fremsendes skriftligt til Scandic Hotels AB, se adresse i pkt. 10. Anmodningen skal underskrives af dig og indeholde dit navn, postadresse, telefonnummer, e-mailadresse (den adresse du bruger i forhold til Scandic) samt dit eventuelle Scandic Friends-medlemsnummer. Udskriften sendes til din registrerede adresse i løbet af en måned efter, Scandic har modtaget din anmodning. Hyppigheden af hvor ofte du er berettiget til at modtage sådanne udskrifter kan variere, afhængigt af hvor du er bosiddende.

Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke til behandling (dog ikke med tilbagevirkende kraft) af dine Personoplysninger ved at kontakte Scandic på den i pkt. 10 anførte adresse. Scandic vil herefter blokere sådanne oplysninger fra videre behandling. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil dette dog ikke få indflydelse på databehandling, som Scandic er berettiget til at foretage uden dit samtykke (f.eks. gennemførelse af reservationer foretaget af dig), men det kan dog resultere i en forringelse af Ydelserne eller medføre, at Scandic ikke længere kan levere Ydelserne.

8. Cookies

Scandic anvender cookies til Scandics digitale ydelser. Yderligere oplysning om Scandics brug af cookies, hvad cookies anvendes til, og hvorledes du kan undgå cookies, findes i Scandics til enhver tid gældende Cookiepolitik [link].

9. Overdragelse

Hvis vi gennemfører helt eller delvist salg, omstrukturering eller anden overdragelse af vores virksomhed, vil dine Personoplysninger blive overført i forbindelse hermed. 

10. Kontakt

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager til Scandics behandling af Personoplysninger og overholdelse af Persondatavilkårene eller af den gældende lovgivning om persondatabeskyttelse, , kan du henvende dig til Scandic Hotels AB via e-mail til info@scandichotels.com eller sende et brev til Scandic Hotels AB, Att. Legal & Finance department, Box 6197, 102 33 Stockholm, Sverige. Scandic Hotels AB vil om nødvendigt sørge for, at din besked videresendes og besvares af det relevante Scandic-selskab.