Persondatapolitik
Adopted 08-05-2024, Version: 1.0
8. DINE RETTIGHEDER
Håndtering af persondata - Scandic Hotels Holding AB
Oversigt over databeskyttelse hos Scandic Hotels Holding AB
Denne privatlivspolitik ("Privatlivspolitik") beskriver, hvordan Scandic Hotels Holding AB, (org.nr 556723-5725) ("Scandic Group") sammen med de virksomheder, der er en del af koncernen (Scandic Hotels AB, Scandic Hotels AS, Scandic Hotels A/S, Scandic Hotels Oy, Scandic Hotels GmbH) bruger oplysninger, som vi indsamler, eller som du som gæst, kunde eller leverandør giver os af følgende hovedårsager:
- For at kunne varetage og administrere din booking på vores hoteller
- For at kunne administrere dit medlemskab af Scandic Friends og/eller Scandic Sports
- For at kunne svare på spørgsmål eller kommentarer modtaget via e-mail til dig, har vi brug for at behandle e-mail, navn og andre personlige data, der leveres via e-mail
- For at kunne opfylde de retlige forpligtelser, der påhviler os i henhold til f.eks. bogføringsloven, har vi brug for at opbevare regnskabsdata, som kan indeholde personoplysninger, i en bestemt periode, og
- Vi har sikkerhed på plads for at beskytte os mod eksterne og interne trusler og behandle tekniske logfiler, hvor personoplysninger kan findes
Du kan finde information om, hvordan du kontakter os under overskriften. Hvem skal du kontakte, hvis du har spørgsmål nedenfor.
Indhold
1. BAGGRUND, OMFANG OG ANSVAR FOR PERSONOPLYSNINGER
2. INDSAMLING OG BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER
2.1 Bookinger
2.1.1 Hotelreservation
2.1.2 Møde- og gruppebooking
2.2 Andre tjenester relateret til vores hoteller
2.3 Hotel check-in og check-out
2.3.1 Håndtering af registreringskort
2.4 Kunde- og loyalitetsklubber (Scandic Friends and Scandic Sports)
2.5 Marketing i egne kanaler og i eksterne digitale kanaler
2.5.1 Kundeundersøgelser
2.5.2 Konkurrencer
2.6 Gavekort / voucher
2.7 Håndtering af personoplysninger i e-mail
2.8 Juridiske forpligtelser
2.9 Håndtering af kundeservicesager
2.10 Sociale medier og online anmeldelser
3. HVOR LÆNGE OPBEVARES DINE PERSONOPLYSNINGER?
4. MODTAGERE, VI DELER OPLYSNINGER MED
4.1 Andre modtagere
5. HVORDAN BESKYTTES DINE PERSONOPLYSNINGER?
6. ANDRE APPLIKATIONER/WEBSTEDER
7. COOKIES
8. DINE RETTIGHEDER
9. HVEM KONTAKTER DU, HVIS DU HAR SPØRGSMÅL?
HÅNDTERING AF PERSONDATA
1. BAGGRUND, OMFANG OG ANSVAR FOR PERSONOPLYSNINGER
Denne privatlivspolitik ("Privatlivspolitik") beskriver, hvordan Scandic Hotels Holding AB, (org.nr 556723-5725) ("Scandic Group") sammen med de virksomheder, der er en del af koncernen;
• Scandic Hotels AB
• Scandic Hotels AS
• Scandic Hotels A/S
• Scandic Hotels Oy
• Scandic Hotels GmbH
(samlet "Scandic", "vi", "os") behandler dine personoplysninger inden for rammerne af koncernens aktiviteter. "Personlige data" betyder enhver information, der direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk, levende person.
I denne fortrolighedspolitik beskriver vi de situationer, hvor Scandic behandler dine personoplysninger, det retsgrundlag, som vi er afhængige af for dette, hvordan vi beskytter dine oplysninger, og hvordan du kan udøve dine datarettigheder i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.
Scandic Group er uafhængig dataansvarlig for de kunde- og medlemsoplysninger, der registreres og opbevares i centrale systemer til booking, fakturering og medlemsadministration. Scandic Group er også en uafhængig dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger, der indsamles via hjemmesider, i Scandic-appen, inden for rammerne af loyalitetsprogrammet og i forbindelse med behandling til markedsføring og kommunikation til dig.
Mellem Scandic Group og de virksomheder, der er anført ovenfor (som er ansvarlige for alle hoteller i hvert land), er der en fælles dataansvarlig for visse behandlinger af dine oplysninger. Det fælles ansvar vedrører administrationen af dine personoplysninger i forbindelse med;
- booking af hotelværelser
- fakturering af hotelværelser og bestilte tjenester
- brug eller optjening af Scandic Friends-point
Ovenstående virksomheder har også et selvstændigt persondataansvar for begrænset persondatabehandling. Det kan f.eks. være behandling i forbindelse med wellness-behandlinger, restaurantreservationer, parkeringstilladelser og lignende ydelser, der kun udføres på visse Scandic-hoteller. Hvis du har specifikke spørgsmål til dette, kan du kontakte os via e-mail: gdpr@scandichotels.com
Vi behandler dine personoplysninger, når du bruger vores tjenester ("Tjenesterne") på den måde, der er angivet nedenfor i denne Privatlivspolitik. Vi bekymrer os om dit privatliv og overholder gældende lovgivning, der har til formål at beskytte dig som individ. Denne Privatlivspolitik beskriver det grundlag, hvorpå vi behandler de personoplysninger, du giver os, eller som vi indsamler om dig, når du bruger tjenesterne. For nogle af vores tjenester er der også specifikke vilkår og betingelser, som du skal acceptere før brug.
Hvis du booker et hotel eller mødelokale på et af vores Franchisetageres hoteller, eller reserverer bord på en af vores Franchisetageres restauranter, er Franchisetager, som dataansvarlig, forpligtet til at informere dig om behandlingen, samt dine rettigheder og forpligtelser i forbindelse hermed. Franchisetageren behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med denne Privatlivspolitik, medmindre andet er angivet.
Hvis vi foretager væsentlige ændringer i Privatlivspolitikken, giver vi dig besked. Metoden til at underrette dig varierer afhængigt af, hvilke af vores tjenester du bruger og hvornår. Du finder altid vores opdaterede vilkår og betingelser offentliggjort på Scandics hjemmesider.
2. INDSAMLING OG BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER
Det er vigtigt for os, at du føler dig tryg hos os. Vi beskytter altid dit privatliv og træffer forskellige foranstaltninger for at beskytte dig som individ. I dette afsnit beskriver vi, hvordan vi indsamler og behandler dine personoplysninger.
Afhængigt af hvilken af vores tjenester du bruger, kan indsamlingsmetoden, formålene og midlerne til behandlingen variere. Nedenfor er en beskrivelse af de formål, hvortil Scandic behandler dine personoplysninger.
2.1 Bookinger
2.1.1 Hotelreservation
Når du booker et hotelværelse, valgfrie produkter og tjenester hos os, uanset om bookingen foretages via vores hjemmeside, via en online bookingkanal, via vores app, via et rejsebureau, direkte gennem vores hoteller eller via vores bookingcentre, behandler vi dine personoplysninger med det formål at (a) give dig mulighed for at booke et værelse efter dine ønsker, (b) administrere og opkræve betaling for din reservation, (c) bekræfte bookingen til dig (reservationsbekræftelse) og (d) levere ikke-kommerciel kommunikation til dig via telefon, e-mail, SMS og/eller push-meddelelser (hvis du bruger vores app). Disse meddelelser kan indeholde oplysninger om eventuelle uoverensstemmelser og betalingspåmindelser, (e) give dig tilbud relateret til dit ophold.
Hvis du er medlem af vores loyalitetsprogram "Scandic Friends", og du vælger at indtaste dit medlemsnummer, når du booker, gemmes dine bookingoplysninger i din medlemsprofil. Hvis du ikke er medlem af Scandic Friends, men ønsker at blive det, kan personoplysninger fra din booking med din tilladelse blive brugt til at oprette en medlemsprofil. Læs mere om, hvordan dine personoplysninger behandles i Scandic Friends under afsnit 2.4 nedenfor.
|
Personoplysninger, der behandles |
Retsgrundlag for behandlingen |
|
- Identitetsoplysninger (f.eks. navn og fødselsdato) |
Behandlingen er nødvendig for udførelsen af kontrakten med dig (for at levere hotelophold). For særlige kategorier af personoplysninger indhenter vi dit samtykke. |
| Sådan indsamles personoplysninger | Modtager af personlige data |
| Afhængigt af hvordan du har foretaget din reservation: - Direkte fra dig, når der er givet oplysninger i vores webformular - Via den bookingkanal, du har brugt - Fra det rejsebureau, du har brugt - Direkte fra dig, når du booker på vores hotel - Gennem dit Scandic Friends-medlemskab |
- Scandic-hotellet, hvor du har reserveret et hotelværelse |
| Opbevaringsperiode: 14 måneder efter afslutningen af dit ophold, medmindre du har et medlemskab i Scandic Friends, hvor dine bookingoplysninger gemmes i din medlemsprofil, så længe medlemskabet er løbende. |
2.1.2 Møde- og gruppebooking
Hvis du booker et mødelokale hos os, enten gennem os direkte eller gennem vores underleverandører til mødebookinger, behandler vi dine personoplysninger med det formål at styre, administrere, følge op og opkræve betaling for din booking.
| Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
|
- Identitetsoplysninger (f.eks. navn) |
Behandlingen er nødvendig for udførelsen af kontrakten med dig (for at levere reservationen). |
| Sådan indsamles personoplysninger | Modtager af personlige data |
| Afhængigt af hvordan du har foretaget din reservation: - Direkte fra dig, når der er givet oplysninger i vores webformular - Via den bookingkanal, du har brugt - Fra det rejsebureau, du har brugt - Direkte fra dig, når du booker på vores hotel |
- Scandic-hotellet, hvor du har din reservation |
| Opbevaringsperiode: Personoplysningerne opbevares, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med behandlingen |
2.2 Andre tjenester relateret til vores hoteller
På mange af Scandics hoteller tilbyder vi tjenester såsom restauranter og barer, morgenmad, roomservice, minibar, pool- og wellness-behandlinger, tøjvask, parkering, taxabestilling, gratis Wi-Fi osv. Hvis du bruger nogen af disse tjenester på vores hoteller, kan dine personoplysninger blive behandlet for at (a) administrere disse bookinger og brug af sådanne yderligere tjenester, (b) kommunikere og informere dig om disse bookinger via vores kommunikationskanaler (f.eks. e-mail, SMS eller telefon) og (c) administrere omkostningerne i forbindelse med sådanne yderligere tjenester og/eller faciliteter.
Hvis du inden for rammerne af ovenstående tjenester giver os følsomme personoplysninger (f.eks. oplysninger om allergier eller andre præferencer), indhenter vi dit samtykke til, at vi behandler sådanne oplysninger for at tage hensyn til dine ønsker.
| Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
|
- Identitetsoplysninger (f.eks. navn) |
Behandlingen er nødvendig for opfyldelsen af kontrakten med dig (levering af service på vores hoteller). |
| How Personal Data is collected | Recipients of Personal Data |
|
- Direkte fra dig, når bookingen er foretaget |
- Virksomheder, der driver Scandic-hoteller eller -restauranter, men som ikke er en del af Scandic-koncernen |
| Opbevaringsperiode: 35 dage efter afslutningen af tjenesten for at kunne håndtere eventuelle klager. |
2.3 Hotel check-in og check-out
Når du bor på et Scandic-hotel, behandler vi dine personoplysninger med det formål at (a) administrere din ankomst og afrejse fra vores hotel, (b) tildele dig et nøglekort til det reserverede værelse, (c) håndtere oplysninger om kreditkort og/eller andre betalingsmidler for at sikre betaling for dit ophold, (d) administrere Scandic Friends' medlemsrelaterede forhold såsom betaling af hotelregninger med point, (e) håndtere specifikke anmodninger om dit ophold hos Scandic i henhold til din profil i Scandic Friends, (f) administrere og eventuelt vurdere, om du kvalificerer dig til en værelsesopgradering og håndtere dette, hvis relevant, (g) håndtere betaling for dit ophold, (h) forberede, udskrive eller sende en faktura for dit ophold, (i) håndtere eventuelle kundeservicespørgsmål og (j) betale provision til dit rejsebureau (hvis relevant).
Hvis du ikke møder op uden afbestilling eller foretager din afbestilling for sent i overensstemmelse med Scandics bookingregler, behandler vi dine personoplysninger med det formål at (a) annullere dit ophold og andre bookinger, du måtte have foretaget, og (b) administrere, behandle og afregne eventuelle udestående beløb, der måtte være forfaldne.
| Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
|
- Identitetsoplysninger (f.eks. navn) |
Behandlingen er nødvendig for udførelsen af kontrakten med dig (levering af et reserveret hotelværelse). |
| Sådan indsamles personoplysninger | Modtager af personlige data |
|
- Direkte fra dig ved booking og/eller ved check-in |
- Scandic-hotellet, hvor du har bestilt den ønskede service |
| Opbevaringsperiode: 14 måneder efter afslutningen af dit ophold, medmindre du har et medlemskab i Scandic Friends, hvor dine bookingoplysninger gemmes i din medlemsprofil, så længe medlemskabet er løbende. |
2.3.1 Håndtering af registreringskort
For at Scandic kan overholde de danske regler, skal alle gæster der bor på Scandics hoteller udfylde et registreringskort. Gæster der har fast bopæl og er registreret i Norden, er fritaget for at vise pas eller anden rejselegitimation.Udenlandske gæster skal altid vise pas eller anden rejselegitimation. Ingen kopier af identitetsdokumentet tages eller gemmes. Vi dokumenterer dog nummeret på identitetsdokumentet.
| Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
| - Identitetsdata (fulde navn) - Fast bopælsadresse og land - Ankomst og afrejsedato - Pas nr. eller cpr.nr. - Personens underskrift og dato |
Behandlingen er baseret på en retlig forpligtelse til at overholde politimyndighedens regler. |
| Sådan indsamles personoplysninger | Modtager af personlige data |
| - Direkte fra dig ved check-in |
- Scandic-hotellet, hvor du har reserveret et hotelværelse |
| Opbevaringsperiode: Registreringskortet slettes 24 måneder efter den dato, hvor registreringskortet blev oprettet |
2.4 Kunde- og loyalitetsklubber (Scandic Friends og Scandic Sports)
Scandic stiller loyalitetsklubberne Scandic Friends og Scandic Sports til rådighed.
Scandic Friends er for dig, der ønsker at optjene point, når du bor på vores hoteller eller besøger vores restauranter, og Scandic Sports er et medlemskab, der giver dig og dine sportshold fordele (f.eks. nedsatte priser på hoteller).
Hvis du er eller i forbindelse med at blive medlem af Scandic Friends eller Scandic Sports, behandler vi dine personoplysninger med det formål at levere, administrere, følge op på og vedligeholde dit medlemskab (f.eks. give dig point for pointkvalificerende køb). Vi behandler også dine personoplysninger med det formål at informere, kommunikere, besvare forespørgsler fra dig om dit medlemskab og sende tilbud om vores egne, franchisetageres eller partneres varer og tjenester.
Individuelle tilbud er baseret på tidligere valg, du har foretaget, og hvilke tjenester du har brugt. Vi bruger viden fra dit medlemskab af Scandic Friends og Scandic Sports og de præferencer, du tilføjer til din medlemsprofil, til at oprette relevante tilbud om vores tjenester, som vi kan tilbyde dig. Vi kan sende dig tilbud via vores kommunikationskanaler og/eller via sociale medier og webannoncering andre steder end Scandics websteder. I disse kanaler kan vi give dig oplysninger og tilbud om vores egne, franchisetageres eller partneres varer og tjenester, så længe et kundeforhold mellem dig og Scandic varer (dvs. i op til 14 måneder efter din sidste kontakt med os), eller så længe du er medlem af vores loyalitetsklubber eller abonnerer på vores nyhedsbreve/finansielle tjenester
Hvis du ikke er Scandic Friends/Scandic Sports-medlem, kan vi, med din tilladelse, bruge dine personoplysninger, som du giver os i forbindelse med din brug af vores tjenester, til at oprette en medlemsprofil til dig (f.eks. bookingoplysninger).
Vi kan dele dine personoplysninger og andre oplysninger om dit medlemskab (f.eks. pointsaldo) i overensstemmelse med afsnit 4. Modtagere, som vi deler oplysninger med, f.eks. med det formål at give dig point for køb, der kvalificerer til point.
| Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
|
- Identitetsoplysninger (f.eks. navn og fødselsdato) |
Behandlingen er nødvendig for at opfylde den aftale, der er indgået med dig vedrørende dit medlemskab af Scandic Friends/Scandic Sports.
|
| Sådan indsamles personoplysninger | Modtager af personlige data |
|
- Direkte fra dig, når du tilmelder dig et Scandic Friends/Scandic Sports medlemskab |
- Det Scandic-hotel, du har booket |
| Opbevaringsperiode: Indtil medlemskabet udløber og en periode på 14 måneder derefter for f.eks. at kunne håndtere eventuelle bookinger knyttet til medlemskabet |
2.5 Marketing i egne kanaler og i eksterne digitale kanaler
Som Scandic-kunde (hvis du har boet hos os eller brugt nogen af vores tjenester) kan vi sende dig tilbud via vores kommunikationskanaler (e-mail, sms, post eller push-meddelelser via vores app). Vi kan give dig tilbud på vores egne, franchisetageres eller partneres varer og tjenester, så længe et kundeforhold mellem dig og Scandic består, eller så længe du er medlem af vores loyalitetsklubber eller abonnerer på vores nyhedsbreve/finansielle tjenester
Når du besøger vores hjemmesider og har givet samtykke til, at vi placerer cookies på din computer, får du en mere relevant og inspirerende kundeoplevelse. Ved hjælp af cookiedata kan et personaliseringssystem følge dine interaktioner på webstedet og dermed præsentere mere relevante tjenester for dig, afhængigt af hvilke tjenester du ser, tilføjer til din indkøbskurv og/eller dit køb.
Hvis du har en konto og logger ind eller bruger den samme browser som ved et tidligere besøg, vil vores systemer være i stand til at forbinde dine tidligere interaktioner med webstedet med dit nye besøg. På denne måde vil du fortsat blive præsenteret for mere relevante produkter til dig.
Hvis du abonnerer på vores nyhedsbreve, behandler vi dine personoplysninger med det formål at sende dig tilbud eller nyhedsbreve via vores kommunikationskanaler om vores egne, franchisetageres eller partneres tjenester og produkter. Vi kan også, hvis du har anmodet om vores finansielle rapporter og pressemeddelelser, sende disse til dig via e-mail i løbet af dit abonnement.
Hvis du ikke længere ønsker at modtage nyhedsbreve eller anden direkte markedsføring fra os, kan du enten afmelde dig vores markedsføringsmeddelelser ved at klikke på afmeldingslinket i de meddelelser, vi sender dig, eller kontakte os som angivet i afsnit 9. Kontakt os.
Hvis du har startet en ordre, men ikke har gennemført den, kan vi sende dig en e-mail for at minde dig om ordren.
Vi ønsker at give dig en personlig oplevelse ved at give dig personlig annoncering baseret på dine interaktioner med os og analyse af din kundeadfærd på vores websteder, såsom din købs- og browserhistorik.
For at vælge indhold, der passer til dine interesser, kan vi bruge oplysninger, som vi har indsamlet fra dig som medlem eller nyhedsbrevsabonnent, eller hvis du har købt en tjeneste fra os.
Vi samarbejder med annonceringspartnere som Meta og Google, som gør det muligt for os at identificere og kommunikere med de rigtige kundesegmenter og oprette og distribuere tilpasset annonceindhold. Vi kan dele de oplysninger, vi indsamler om dig, samt din krypterede e-mailadresse med vores reklamepartnere. Formålet med dette er at vise dig relevante annoncer på tredjepartswebsteder og -apps. For at gøre dette kontrollerer vi dine data med databasen for den pågældende reklamepartner. Hvis der findes et match, modtager du relevant salgsfremmende indhold i dit feed på nogle sociale medier. Hvis der ikke findes et match, destrueres dine data sikkert. Dine personlige data håndteres sikkert ved hjælp af en teknik kaldet hashing. Det betyder, at dine data krypteres på en sådan måde, at de ikke kan læses af andre end modtageren til det udtrykkeligt angivne formål. Hver reklamepartner er dataansvarlig for sin egen del af behandlingen, herunder enhver overførsel af personoplysninger til lande uden for EØS.
| Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
|
- Identitetsoplysninger (f.eks. navn) |
Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at sende direkte markedsføring eller dit samtykke i det omfang, vi indsamler data via cookies eller andre sporingsteknologier |
| Sådan indsamles personoplysninger | Modtager af personlige data |
| - Direkte fra dig, når du booker en booking, i forbindelse med vores analyse af, hvordan du interagerer med os, eller når du har givet dit samtykke til og valgt at abonnere på vores nyhedsbrev. | - Tjenesteudbyder til administration af nyhedsbreve |
| Opbevaringsperiode: Vi gemmer personoplysninger, så længe kundeforholdet med dig varer, men du har altid ret til at gøre indsigelse mod vores direkte markedsføring, dvs. markedsføring fra os via post, e-mail og SMS. Du kan gøre dette ved at kontakte os (se kontaktoplysninger nedenfor) eller ved at afmelde dig direkte i mailen. |
2.5.1 Kundeundersøgelser
Fra tid til anden sender vi dig kundeundersøgelser og beder dig også om at evaluere de tjenester, du har købt, for at give dig mulighed for at påvirke vores produkt- og servicetilbud.
| Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
|
- Identitetsoplysninger (f.eks. navn) |
Behandlingen er baseret på vores legitime interesse. |
| Sådan indsamles personoplysninger | Modtager af personlige data |
| - I forbindelse med din brug af nogen af vores tjenester | - Tjenesteudbyder til styring af kundeundersøgelser |
| Opbevaringsperiode: 14 måneder. |
2.5.2 Konkurrencer
Fra tid til anden arrangerer Scandic konkurrencer for vores medlemmer via e-mails og via vores sociale mediesider. Hvis du vælger at deltage i en konkurrence, som vi arrangerer, behandler vi de personoplysninger, du afgiver i forbindelse hermed, med det formål at udvælge og kontakte en vinder for at uddele præmier.
| Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
|
- Identitetsoplysninger (f.eks. navn) |
Behandlingen er baseret på vores legitime interesse |
| Sådan indsamles personoplysninger | Modtager af personlige data |
| - Direkte fra dig, når du tilmelder dig en konkurrence | - Tjenesteyder til administration af udvælgelsesprøver |
| Opbevaringsperiode: 14 måneder efter afslutningen af dit ophold, medmindre du har et medlemskab i Scandic Friends, hvor dine bookingoplysninger gemmes i din medlemsprofil, så længe medlemskabet er løbende. For andre konkurrencer slettes dataene, når konkurrencen er slut. |
2.6 Gavekort / voucher
Det er muligt at købe gavekort gennem Scandics partnere, som kan bruges til at betale for hotelværelser, bruges i vores restauranter eller i forbindelse med andre tjenester, der tilbydes af vores hoteller.
For at et gavekort er gyldigt, skal vi behandle dine og eventuelt gavekortmodtagerens personoplysninger.
| Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
|
- Identitetsoplysninger (f.eks. navn) |
Behandlingen er nødvendig for opfyldelsen af kontrakten med dig (levering af gavekort/værdikuponer) |
| Sådan indsamles personoplysninger | Modtager af personlige data |
| - Direkte fra dig i forbindelse med køb af gavekort/voucher |
- Scandic-hotellet, hvor gavekortet/voucheren bruges |
| Opbevaringsperiode: 14 måneder |
2.7 Håndtering af personoplysninger i e-mail
I vores daglige arbejde kommunikerer vi med gæster, medlemmer, samarbejdspartnere og medarbejdere. En del af denne kontakt håndteres via e-mail, og i den forbindelse behandler vi normalt også personoplysninger.
| Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
|
- Kontaktoplysninger (f.eks. navn) |
Med hensyn til indgående e-mails har Scandic en legitim interesse i at modtage og modtage meddelelser. For den fortsatte behandling af personoplysninger, der modtages via e-mail til Scandic, afhænger retsgrundlaget af det formål, som sagen er knyttet til. |
| Sådan indsamles personoplysninger | Modtager af personlige data |
|
- Direkte fra dig, når der sendes en e-mail til Scandic. |
- Medarbejdere i Scandic-koncernen |
| Opbevaringsperiode: Så længe der er et formål med at gemme e-mails |
2.8 Juridiske forpligtelser
Scandic vil som følge af lov, domstols- eller myndighedsbeslutning behandle dine personoplysninger med det formål at overholde en juridisk forpligtelse, der pålægges os (f.eks. forpligtelser, vi har i henhold til skatteloven, regnskabsloven, beslutninger fra politiet eller andre myndigheder), og de personoplysninger, der behandles, er dem, der kræves ved lov, domstol eller myndighedsbeslutning. Personoplysningerne kan omfatte oplysninger om dit navn, betalingsoplysninger, bookingoplysninger, kontaktoplysninger (f.eks. e-mailadresse, telefonnummer, adresse) eller andre oplysninger om dine gennemførte køb (kvitteringer osv.).
| Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
| Personoplysninger, der kræves ved lov, domstol eller officiel afgørelse. Kan omfatte navn, betalingsoplysninger, reservationsoplysninger, kontaktoplysninger (f.eks. e-mailadresse, telefonnummer, adresse) eller andre oplysninger om dine gennemførte køb (kvitteringer osv.). | Behandlingen er baseret på vores forpligtelse til at overholde vores juridiske forpligtelser |
| Sådan indsamles personoplysninger | Modtager af personlige data |
| - I de fleste tilfælde direkte fra dig, når du har været i kontakt med Scandic | - Den myndighed, der kræver videregivelse af oplysningerne |
| Opbevaringsperiode: I overensstemmelse med den relevante gældende lovgivning i medlemsstaten |
2.9 Håndtering af kundeservicesager
Vi eller vores underleverandør behandler dine personoplysninger med det formål at besvare, assistere, følge op på eller håndtere din kundeserviceanmodning. Dette omfatter den behandling, der er nødvendig for at besvare eventuelle spørgsmål, du har stillet os via telefon, chat, e-mail, sociale medier eller nogen af vores andre kommunikationskanaler. Vi behandler dine personoplysninger inden for rammerne af dette formål for at undersøge klager, klager eller yde support, herunder teknisk support til dig.
Personoplysninger og andre oplysninger, som du giver os via sociale medier i forbindelse med en kundeservicesag, vil også blive behandlet af virksomheden bag det sociale medie (f.eks. Meta). Udbyderen af den sociale mediekanal behandler dine personoplysninger både som databehandler for os (f.eks. når leverandøren behandler data på vores vegne med det formål at rapportere statistik om enkeltpersoner, der har kommunikeret med os via vores kanaler) eller som separat dataansvarlig (f.eks. til levering og administration af deres tjeneste).
| Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
| - Identitetsoplysninger (f.eks. navn) - Kontaktoplysninger (f.eks. e-mailadresse, telefonnummer) - Særlige kategorier af personoplysninger - Oplysninger om tidligere eller fremtidige bookinger |
Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at håndtere kundeservicesager |
| How Personal Data is collected | Recipients of Personal Data |
| - Direkte fra dig, når du kontakter os i en kundeservicesag | - Kundeserviceudbyder - Udbyderen af det sociale medie - Chatudbyder |
| Opbevaringsperiode: Seks måneder efter kundeservicesagen er afsluttet for at kunne administrere og tilbyde eventuel opfølgning på din sag |
2.10 Sociale medier og online anmeldelser
Vi kan behandle dine personoplysninger, når du kommunikerer med os via vores sociale mediekanaler (f.eks. Facebook, Instagram og LinkedIn), eller hvis du giver os anmeldelser via f.eks. TripAdvisor. Formålet med behandlingen er at (a) være i stand til at svare på dine spørgsmål eller klager, som du har skrevet på sociale medier, (b) overvåge, hvad der er skrevet om os, og hvilke anmeldelser du efterlader om os, og (c) at kunne identificere muligheder og også forbedre vores tjenester.
Det er muligt at skrive dit eget indhold på vores sociale platforme. Husk, at alt, hvad der skrives på vores sider, vil være tilgængeligt for alle, der besøger vores sider, og at du derfor skal være forsigtig med at videregive dine personlige data på disse platforme.
Læs også den respektive privatlivspolitik og cookiepolitik, der gælder for de sociale medieplatforme, du bruger.
| Personoplysninger, der behandles | Retsgrundlag for behandlingen |
| - Alle personoplysninger, som du skriver og offentliggør på vores sociale medieplatforme | Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at behandle disse personoplysninger |
| Sådan indsamles personoplysninger | Modtager af personlige data |
| - Direkte fra dig, når du offentliggør oplysninger på vores sociale medieplatforme, eller når du anmelder os | - Udbyder af online bedømmelsesservices |
| Opbevaringsperiode: Dataen forbliver, indtil brugeren vælger at slette eller ændre deres data |
3. HVOR LÆNGE OPBEVARES DINE PERSONOPLYSNINGER?
Dine personoplysninger opbevares, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålene med vores behandling. Derefter vil vi sikkert slette eller af identificere dine personoplysninger, så det ikke længere er muligt at knytte dem til dig. Under hver behandling som nævnt ovenfor er der en defineret opbevaringsperiode. Bemærk dog, at vi kan opbevare oplysninger om dig i længere tid, hvis der indledes en retssag, eller hvis det kræves af gældende lovgivning.
Scandic sletter personoplysninger i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning og i overensstemmelse med ovenstående kriterier. Det betyder f.eks., at Scandic sletter eller af identificerer dine personoplysninger, når formålet med behandlingen er opfyldt.
4. MODTAGERE, VI DELER OPLYSNINGER MED
Dine personoplysninger kan blive overført til modtagere inden for og uden for EU/EØS, og Scandic vil altid indgå de nødvendige databehandleraftaler med de virksomheder, der behandler personoplysninger på vores vegne, hvor formålet hermed er at sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for behandlingen af personoplysninger.
Vores underleverandører behandler kun dine personoplysninger i overensstemmelse med vores udtrykkelige instruktioner og må ikke, medmindre det udtrykkeligt er angivet, behandle dine personoplysninger til deres egne formål. De er også forpligtet ved lov og kontrakt til at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang og indtrængen.
| Modtager | Formål | Retsgrundlag for overførslen |
| Franchisetagere | Scandic forbliver altid dataansvarlig for dine personoplysninger i dit medlemskab af Scandic Friends. Vi overfører dog oplysninger om det samme til Franchisetageren, så du kan få point for f.eks. dit ophold på Franchisetagers hotel. I sådanne tilfælde vil franchisetageren fungere som databehandler for os og kun behandle personoplysningerne i overensstemmelse med vores udtrykkelige instruktioner. | Behandlingen er nødvendig for at opfylde aftalen med dig. |
| Underleverandører til booking, kundeservice, IT og betalingstjenester |
For at opfylde formålene med vores behandling får vi hjælp fra andre virksomheder til at opfylde vores forpligtelser over for dig. Derfor deler vi dine personoplysninger med virksomheder, der leverer tjenester til Scandic med henblik på booking, kundeservice, analysetjenester, kommunikation og levering af markedsføringsmateriale. Vi deler også dine personoplysninger med virksomheder, der håndterer drift, opbevaring, teknisk support og vedligeholdelse af vores it-løsninger. Desuden videregiver vi dine personoplysninger til betalingstjenesteudbydere, der leverer betalingstjenester til os, for at kunne modtage betaling fra dig. | Behandlingen er nødvendig for at opfylde aftalen med dig. |
| Underleverandører til analyse, marketing, IT-drift og sikkerhed |
For at opfylde formålet med at kunne udføre analysetjenester, markedsføring til vores kunder og administrere it-drift, opbevaring, teknisk support og vedligeholdelse af vores it-tjenester, deler vi dine personoplysninger med virksomheder, der leverer disse tjenester til os. | Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at kunne udføre direkte markedsføring til vores kunder og for at sikre tilstrækkelig beskyttelse af de data, vi er ansvarlige for. |
4.1 Andre modtagere
Vi vil, hvor det er relevant, overføre dine personoplysninger til andre modtagere end dem, der er angivet ovenfor, hvis det er nødvendigt for at opfylde nedenstående formål.
| Modtager | Formål | Retsgrundlag for overførslen |
| Myndigheder | Vi videregiver personoplysninger om dig til myndigheder, hvis vi er forpligtet ved lov til at gøre det. | Behandlingen er nødvendig for at overholde juridiske forpligtelser. |
| Inkassobureauer | Hvis du ikke betaler, overfører vi dine personoplysninger til et inkassobureau med det formål at inddrive din gæld til os. | Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at blive betalt. |
| Retten, sagsøgte osv. | I forbindelse med en juridisk tvist overfører vi om nødvendigt dine personoplysninger til en domstol, myndighed eller modpart for at beskytte vores rettigheder. | Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at kunne beskytte vores rettigheder. |
| Overførsel af en virksomhed eller anden overførsel af en virksomhed | Hvis Scandic reorganiserer sin virksomhed, eller hvis en anden virksomhed overtager Scandic eller dele af vores forretning, deler vi dine oplysninger med den tredjepart, der udfører due diligence-processen, og med den part, der erhverver hele eller dele af virksomheden, og som påtager sig rettighederne og forpligtelserne med hensyn til de oplysninger, der er beskrevet i denne Privatlivspolitik. | Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores legitime interesse i at gennemføre frasalg, reorganiseringer eller fusioner. |
5. HVORDAN BESKYTTES DINE PERSONOPLYSNINGER?
Beskyttelse af dine personoplysninger er yderst vigtigt for Scandic, og derfor har vi implementeret de nødvendige organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at dine personoplysninger er beskyttet mod f.eks. tab, manipulation og uautoriseret adgang. Disse foranstaltninger omfatter blandt andet uddannelse af vores medarbejdere, processer for, hvordan vi håndterer information, og hvordan vi opbygger vores it-infrastruktur.
Formålet med vores informationssikkerhedsaktiviteter er at implementere et passende niveau af beskyttelse af informationer og forebyggende risikoforanstaltninger.
Vores medarbejdere modtager uddannelse i databeskyttelse og er ansvarlige for at opfylde deres forpligtelser. Vores samarbejdspartnere er også forpligtet til at sikre, at deres medarbejdere overholder de samme regler, som vi gør, og at deres medarbejdere opfylder kravene til behandling af personoplysninger.
Vi tilpasser løbende vores sikkerhedsforanstaltninger til den løbende teknologiske udvikling for at opretholde et højt sikkerhedsniveau.
6. 6. ANDRE APPLIKATIONER/WEBSTEDER
Scandics tjenester kan indeholde links til andre applikationer eller websteder, der ikke kontrolleres af Scandic. Denne Privatlivspolitik gælder kun for din brug af Scandics egne tjenester. Scandic er ikke ansvarlig for indholdet af linkede applikationer/hjemmesider og behandlingen af personoplysninger, der kan udføres af ejere eller operatører af disse.
7. COOKIES
Scandic bruger cookies via sine digitale tjenester, der automatisk indsamler personoplysninger om dig (f.eks. IP-adresse og adfærdsmønstre). Vi bruger cookies til at forbedre din oplevelse og sikkerheden af vores digitale tjenester (f.eks. til at huske dit foretrukne sprog, tilbyde muligheden for at huske adgangskoder og brugernavne til Scandic Friends og gøre det nemmere for dig at navigere rundt på vores hjemmeside).
Når du bruger vores hjemmeside, indsamler vi også anonymiserede oplysninger om dig via et analyseværktøj. Data fra de analyser, vi udfører, danner grundlag for udviklingen af vores it-systemer, hjemmeside samt produkt- og servicetilbud. Oplysninger fra analysen kan dog aldrig knyttes til dig, men bruges kun til statistiske formål.
Oplysninger om, hvordan Scandic bruger cookies, hvilke personoplysninger vi indsamler via cookies, hvad de bruges til, og hvordan du kan administrere dem, kan findes i Scandics cookiepolitik (https://www.scandichotels.dk/kundeservice/priser-og-bookingvilkar/cookiepolitik).
8. DINE RETTIGHEDER
Databeskyttelseslovgivningen giver dig en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder, bedes du sende en e-mail til gdpr@scandichotels.com eller besøge et af vores hoteller og tale med receptionen, så hjælper de dig.
• Adgang til dine personoplysninger
Du har ret til gratis at anmode om bekræftelse fra os på, at vi behandler dine personoplysninger, samt anmode om adgang til de personoplysninger, som vi behandler om dig, sammen med oplysninger om behandlingen og dine rettigheder i forbindelse hermed, et såkaldt registerudtræk.
• Anmod om berigtigelse
Hvis du mener, at personoplysninger, som vi behandler om dig, er forkerte eller ufuldstændige, har du ret til at anmode om rettelse af personoplysningerne. Bemærk især, at Scandic ikke er ansvarlig for problemer, der opstår som følge af, at dine personoplysninger er forkerte, hvis du ikke har informeret os herom.
• Trække samtykke tilbage med virkning for fremtiden
I det omfang vi behandler dine personoplysninger på grundlag af dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til behandlingen tilbage. Tilbagekaldelsen gælder ikke med tilbagevirkende kraft.
• Gøre indsigelse mod behandling til direkte markedsføringsformål
Som nævnt ovenfor har du ret til at gøre indsigelse mod behandling til direkte markedsføringsformål. Du kan afmelde dig yderligere behandling ved enten at klikke på afmeldingslinket i mailen eller kontakte os (se kontaktoplysninger nedenfor).
• Gøre indsigelse mod visse behandlinger
Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling, der er baseret på vores legitime interesse, hvis du har personlige årsager relateret til situationen. Vi kan dog fortsætte med at behandle dine personoplysninger, på trods af at du har gjort indsigelse mod behandlingen, hvis vi har legitime grunde til at gøre det, der opvejer din privatlivsinteresse.
• Sletning
Du har ret til at anmode om sletning af dine personoplysninger, hvis personoplysningerne ikke længere er nødvendige til de formål, hvortil de blev indsamlet. Du kan også få personoplysningerne slettet, hvis du har trukket dit samtykke tilbage.
• Begrænsning af behandling
Du har ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses. Bemærk dog, at vi i nogle tilfælde muligvis ikke kan levere alle vores tjenester til dig.
• Dataportabilitet
Du har ret til at modtage de personoplysninger, som vi behandler om dig, i et almindeligt anvendt, struktureret og maskinlæsbart format og har ret til at overføre disse oplysninger til en anden dataansvarlig. Retten til dataportabilitet, i modsætning til retten til at registrere udtræk, gælder kun for de personoplysninger, du har givet os, som vi behandler automatisk med støtte fra samtykke eller opfyldelse af en aftale.
• Indgiv en klage til en tilsynsmyndighed
Hvis du ikke er tilfreds med vores behandling eller af andre årsager mener, at vi har behandlet dine personoplysninger forkert, har du ret til at indgive en klage til tilsynsmyndigheden for databeskyttelse, som i Danmark er Datatilsynet.
9. HVEM KONTAKTER DU, HVIS DU HAR SPØRGSMÅL?
Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager over vores behandling af dine personoplysninger, vores overholdelse af denne Privatlivspolitik, eller hvis du ønsker at få nogen af dine rettigheder opfyldt, er du velkommen til at kontakte os (se kontaktoplysninger nedenfor).
Kontakt:
Scandic Hotels Holding AB, 556723-5725 Box 6197, 102 33 Stockholm, Sverige
E-mail: gdpr@scandichotels.com
Telefonnummer: +46 8 – 517 350 00
Privatlivspolitik om beskyttelse af personlige oplysninger senest opdateret: 2024-05-08
Kontakt
Scandic Hotel A/S
Nansensgade 19, 7.
1366 København K
CVR: 12596774