Spørger du Konference Manager Didde Mejlstrup på Scandics nyeste hotel Spectrum i København, så er det service og den personlige kontakt, der gør at kunderne vælger dem til: ”Vores beliggenhed i midten af København gør, at vi har mange konkurrenter omkring os. Men det gør også det positive, at vi er nødt til at stå på tæer og skille os ud fra mængden. Det tror jeg personligt bedst at vi gør ved den personlige kontakt med kunderne. Så uanset om kunden planlægger et møde til 8 personer eller 300, så mødes jeg og mit team meget gerne med vedkommende, så vi sikrer at alle forventninger imødekommes og tænkes ind fra start.”
41-årige Didde har mange års erfaring med koordinering og afholdelse af møder og events. Hun har blandt andet stået for partnership events i Royal Arena og har været ansvarlig for sponsorer som Hospitality Koordinator i Parken. Men på Scandic Spectrum føler hun sig som en fisk i vandet:
”Vi åbnede hotellet i juni 2022 og derfor er her masser af potentiale for at nytænke og udvikle møde- og konferenceområdet. Her er ikke så langt fra tanke til handling og jeg har masser af ideer til, hvordan vi som team kan tage virksomhedernes konferencer og events til et nyt og anderledes niveau.”
”Det vildeste jeg har oplevet indtil nu var et event som en virksomhed indenfor skønhedsbranchen holdt for få uger siden. De afholdt et to dages Instagram event, hvor de inviterede 120 af Nordens top influencers til at prøve deres nyeste makeup produkter. Der var ikke sparet på noget. De kom selv og lagde gulvtæpper og dekorerede vores lokaler fra gulv til loft. Vores to restauranter blev ombygget til at forestille Cannes og New York, vores master suite blev til en frisør salon og vi afholdt yoga events for gæsterne i vores Wellness område. Det var forkælelse på højeste niveau.”
”Det behøver nu ikke være extravagant for at et møde eller event fungerer. Jeg er glad for tanken om det lille uventede indslag under et møde eller en konference, der gør at deltagerne husker arrangementet bagefter. Det kan fx være meditation eller yoga i en pause på tagterrassen, så deltagerne holder sig skarpe i hovedet hele dagen.”
Vi skal altid være to skridt foran
Hvad kræver det at være en god mødeudbyder? Er det blot en god frokostbuffet og tech-udstyr af nyere dato?
”Altså, det skal jo være på plads som et minimum”, er Diddes kommentar til spørgsmålet. ”Men for at være en dygtig mødeudbyder, så kræver det at vi hele tiden er to skridt foran vores kunde. Det er vores job at stille de spørgsmål, som arrangøren af et møde eller konference ikke har tænkt på selv. Det er de små detaljer, vi som afvikler møder hver dag har oplevet er vigtige for at alt glider som det skal. Det kan være noget så banalt som bagageopbevaring, så folk ikke skal stå i kø for længe før og efter et arrangement. Vi prøver at forudse den enkelte kundes behov og efterhånden synes jeg, at vi i teamet er blevet rigtigt dygtige til det.”
”Det er også vigtigt at se muligheder i stedet for begrænsninger. Jeg inviterer altid kunderne ud og se hotellet, så vi kan få snakket arrangementet igennem. Det er ofte her, hvor jeg kan komme med ideer og forslag, som kunden bedre kan forestille sig, når han/hun står midt i et lokale. Nogle gange har jeg også oplevet at arrangøren har nogle drømme, som han/hun troede ville blive for dyre at føre ud i livet, hvor vi finder løsninger der nærmer sig drømmen uden det store budget bag. Det er i hvert fald sjældent, at jeg tager nej hatten på,” siger Didde bestemt, inden hun skal videre til den næste af dagens rundvisninger til potentielle kunder.
Skal du arrangere et møde eller konference i København? Så kontakt Didde og hendes team på tlf. 61 93 14 79 for at høre om vores faciliteter og mange muligheder.